Datenschutz

WU Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

In der vorliegenden Datenschutzerklärung informiert die Wirtschaftsuniversität Wien (WU) über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Besetzung von Stellen an der WU. Die WU ist Verantwortliche für die Datenverarbeitung.

Verarbeitungszwecke

Wenn Sie sich für eine Stelle an der WU bewerben, sei es über ein Online Bewerbungstool, oder per E-Mail oder Post, verarbeitet die WU die von Ihnen bekannt gegebenen personenbezogenen Daten zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb der WU, also entweder für eine in der Bewerbung konkret angeführte ausgeschriebene Stelle oder sonst allgemein für freie Stellen an der WU. Ferner können die Daten auch für die Evaluierung der Auswahlverfahren und statistische Zwecke verwendet werden.

Im Fall einer erfolgreichen Bewerbung werden die Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von der WU weiterverarbeitet.

Datenarten, Pflichtabgaben

Die verpflichtenden Angaben der Bewerberinnen und Bewerber sind im Online Formular gekennzeichnet und ergeben sich sonst aus den Stellenausschreibungen. Grundsätzlich gehören dazu Angaben zur Person, Kontaktadressen und die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Daneben können Bewerberinnen und Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

a. Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, Art 9 Abs 2 lit a DSGVO)

Wenn Sie Ihre Bewerbung über ein Online Bewerbungstool übermitteln, werden Sie dort um Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ersucht. Ohne die elektronische Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten ist die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nicht möglich. Die Einwilligung zur Datenverarbeitung ist daher notwendig für die Absendung Ihrer Bewerbung. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen und Ihre Bewerbung damit zurückzuziehen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Bei einem Widerruf werden Ihre Daten gelöscht, soweit die WU Ihre Daten nicht aufgrund rechtlicher Verpflichtungen weiterhin aufbewahren muss.

Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 Abs 1 DSGVO („sensible Daten“ wie insb. Gesundheitsdaten) mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art 9 Abs 2 lit a DSGVO.

b. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)

Wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail oder Post senden, ist die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlich.

c. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)

Die WU ist zum Teil auch gesetzlich verpflichtet, Daten der Bewerberinnen und Bewerber zu verarbeiten, insbesondere im Rahmen der im Universitätsgesetz geregelten Berufungsverfahren für Universitätsprofessorinnen und Universitätsprofessoren (vgl. §§ 98 ff UG).

d. Überwiegende berechtigte Interessen der WU (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)

Die Verarbeitung der Daten der Bewerberinnen und Bewerber liegt ferner im überwiegenden berechtigten Interesse der WU an der Durchführung ausgewogener und gerechter Auswahlverfahrens, um die bestgeeigneten Bewerberinnen und Bewerber für eine zu besetzende Stelle unter Berücksichtigung der Chancengerechtigkeit und Diversität auszuwählen, Diskriminierungen entgegen zu wirken und die Auswahlverfahren regelmäßig zu evaluieren.

Empfängerinnen und Empfänger der Daten

Ihre Bewerbungsdaten erhalten grundsätzlich nur die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen internen Organisationseinheiten der WU und allenfalls von der WU beauftragte externe Gutachterinnen und Gutachter, externe Mitglieder der Berufungskommission (gemäß § 98 UG) oder Personalberatungsunternehmen. [RN2] Eine Weitergabe der erhobenen personenbezogenen Daten durch die WU an Dritte (ausgenommen Auftragsverarbeiter) findet gewöhnlich nicht statt, außer an zuständige Behörden, Gerichte und Rechtsvertreter im Rahmen anhängiger Verfahren (z.B. wegen behaupteter Diskriminierung) oder soweit die WU gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Das Online Bewerbungstool wird von einem externen IT Dienstleister, der rexx systems GmbH, Süderstraße 75 – 79, D-20097 Hamburg, bereitgestellt. Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten gelangen diese über eine verschlüsselte Verbindung auf einen Server des Dienstleisters. Der Dienstleister verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und gemäß den Weisungen der WU.

Speicherdauer

Die Daten der Bewerberinnen und Bewerber werden bis sieben Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens und nach erfolgter Information über die Ablehnung einer Bewerbung gespeichert und darüber hinaus während der Dauer anhängiger behördlicher oder gerichtlicher Verfahren.

Soll mit einer Bewerberin oder einem Bewerberin ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, werden die Daten für Zwecke der Personalverwaltung weiterverarbeitet.

Wird eine Bewerberin/ ein Bewerber nicht aufgenommen, werden ihre / seine Bewerbungsunterlagen mit gesonderter Einwilligung der Bewerberin / des Bewerbers von der WU nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für allfällige künftige freie Stellen in Evidenz gehalten.

Rechnungen und Belege über eine etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben gemäß den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere den Artikeln 15 bis 21 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), jederzeit das Recht auf

  • Auskunft zu den über sie verarbeiteten personenbezogenen Daten,
  • Berichtigung unrichtiger Daten und auf Vervollständigung unvollständiger Daten,
  • Löschung ihrer Daten, wobei das Recht auf Löschung in den gesetzlich genannten Fällen, insbesondere durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, denen die WU unterliegt, durch im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecken oder wissenschaftliche Forschungszwecke eingeschränkt sein kann.
  • Einschränkung der Verarbeitung,
  • Herausgabe der von ihnen bereit gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Recht auf Datenübertragbarkeit),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung. Im Falle eines Widerspruchs wird die WU die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die WU kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung. Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung wird die WU die Daten der betroffenen Person nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. 


Entsprechende Anfragen können Sie an die im Abschnitt „Kontakt“ angegebene Stelle richten.

Betroffene Personen haben ferner das Recht, sich wegen einer mutmaßlichen Verletzung ihrer Rechte oder der datenschutzrechtlichen Pflichten der WU mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden. In Österreich ist hierfür die Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, zuständig.

Kontakt

Für allfällige Fragen oder Anliegen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. Für spezifische Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an datenschutz@wu.ac.at oder direkt an den Datenschutzbeauftragten der WU unter datenschutzbeauftragter@wu.ac.at wenden. Weitere Informationen zu den Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der Website der WU unter https://www.wu.ac.at/datenschutz/.  
 
Wien, am 08.05.2019